1. Omgeving bepalen

De omgeving die bij de dialoog wordt betrokken, wordt als volgt bepaald:

  • De eigenaren en gebruikers (zoals huurders of pachters) van alle aangrenzende percelen;
  • Alle eigenaren en gebruikers van locaties die zicht hebben op de gewenste ontwikkeling;
  • Alle eigenaren en gebruikers van locaties die vallen binnen de indicatieve hinderafstanden, die de VNG-brochure Bedrijven en Milieuzonering koppelt aan het voorgenomen gebruik;
  • Eventuele belangengroeperingen bewonersverenigingen, natuurverenigingen, bedrijvenverenigingen, et cetera.
     

2. Omgeving informeren

De initiatiefnemer informeert zelf de omgeving over zijn voornemen en nodigt hen uit voor de dialoog. Hiervoor kunt u gebruik maken van deze voorbeeld-brief.
 

3. Dialoog voeren

Een dialoog is een open gesprek tussen meerdere partijen, waarbij de vormgeving van de dialoog afhankelijk is van de reikwijdte van de omgeving en de impact van het initiatief. Dit kan in de vorm van een presentatie aan een grotere groep, maar ook één of meerdere gesprekken aan de keukentafel. De voorbeeldbrief gaat uit van een presentatie aan een grotere groep.

Aan de inhoud van de dialoog worden de volgende eisen gesteld:

  • De initiatiefnemer legt uit wat zijn plannen zijn;
  • Omgeving wordt de gelegenheid geboden om hierop te reageren en input te geven;
  • De initiatiefnemer geeft aan wat hij wel of niet met de input van de omgeving kan doen en waarom;
  • Van de bijeenkomst(en) wordt een verslag opgemaakt;
  • Dit verslag wordt gedeeld met de omgeving en de gemeente.
     

4. Verslag maken

Van het gesprek c.q. de gesprekken wordt een verslag gemaakt. De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het maken van het verslag. Hiervoor kunt u gebruik maken van dit voorbeeld-verslag. Het staat de initiatiefnemer vrij om hier wel of geen  gebruik van te maken.

In een goed verslag staat in ieder geval het volgende vermeldt:

  • Korte omschrijving van het initiatief.
  • Wanneer en waar de dialoog is gehouden.
  • Wie, wanneer is uitgenodigd om deel te nemen aan de dialoog.
  • Wie hebben deelgenomen aan de dialoog of een schriftelijke reactie ingediend.
  • Indien van toepassing en voor zover bekend, wat de reden is voor geen deelname aan de dialoog.
  • Een meer uitgebreide omschrijving van het initiatief (o.a. wat is de initiatiefnemer waar van plan, zijn er gevolgen/veranderingen ten opzichte van de huidige situatie).
  • Beschrijving van de vorm en opzet van de dialoog (bijvoorbeeld inloopavond, presentatie, meerdere keukentafel gesprekken, gepresenteerde stukken, etc).
  • Een samenvatting van wat er door de aanwezigen is ingebracht aan vragen, wensen, suggesties en bezwaren.
  • Antwoorden op de gestelde vragen. Of de gedane wensen, suggesties en bezwaren zijn verwerkt in het planinitiatief en zo ja hoe deze zijn verwerkt. En zo niet, waarom de wensen, suggesties en bezwaren niet zijn verwerkt.
  • De conclusie van de dialoog (wat is de uiteindelijke uitkomst van het gesprek, met welke onderdelen van het planinitiatief stemt de omgeving in, waar stemt de omgeving niet mee, welke onderdelen worden aangepast, welke niet en waarom niet etc).
  • Bijlagen (Denk hierbij aan de door de initiatiefnemer verstuurde uitnodiging, eventueel ingediende schriftelijke reacties, gegeven presentaties, tekeningen, etc.).
     

5. Toezenden verslag

Het verslag inclusief bijlagen wordt toegezonden naar diegene die betrokken zijn bij de dialoog (door het indienen van een reactie of aanwezigheid bij een overleg). Daarnaast wordt het verslag bij de gemeente als onderdeel van de aanvraag om een omgevingsvergunning of het principeverzoek, ingediend.