Op deze pagina vindt u alle informatie voor het organiseren van een evenement in onze gemeente.
Doorloop onderstaande fases en bekijk de belangrijkste bijbehorende documenten.
Loopt u vast? Stuur een e-mail naar a.klijsen@oosterhout.nl, maak een afspraak of bel Arjan Klijsen op 06- 5088 9664.
Bekijk voordat u start met de organisatie van uw evenement de evenementenkalender.(PDF, 13 Kb). Daarop kunt u zien of er al een evenement plaatsvindt op de door u gekozen datum. Geeft dit concurrentie of zijn er kansen voor samenwerking?
De gemeente helpt u graag bij de aanvraag. We bespreken graag samen het evenement in een intakegesprek.
Na het intakegesprek kunt u de vergunningsaanvraag indienen. Een goede voorbereiding voor de vergunningsaanvraag helpt daarbij. Open Evenementenbeleid Oosterhout en de evenementeninstructie (volgt z.s.m.) Vragen? Hiervoor kunt u a.klijsen@oosterhout.nl benaderen.
Afhankelijk van het soort evenement bevat de aanvraag de volgende onderdelen:
Pas wanneer alle documenten voor uw aanvraag compleet zijn gaat de aanvraag door naar de volgende fase: de beoordeling. De leges voor de aanvraag evenementenvergunning bedragen € 42,95.
Een klein evenement is bijvoorbeeld een straatfeest of buurtbarbecue.
Om met een melding evenement te kunnen volstaan moet uw evenement aan de volgende criteria voldoen:
Mocht u onverhoopt niet aan één of meerdere van bovenstaande criteria kunnen voldoen, dan moet u alsnog een evenementenvergunning aanvragen.
Aanvraag ontheffing rijden in de binnenstad
In de binnenstad is een voetgangersgebied ingesteld. In het voetgangersgebied kan alleen worden geladen en gelost binnen de tijden ma t/m za van 07.00 uur tot 11.30 uur. Buiten deze tijden is het niet toegestaan met gemotoriseerd verkeer de voetgangersgebieden in te rijden. Via de website van de gemeente Oosterhout kan u een ontheffing aanvragen voor het inrijden van het centrumgebied voor eventuele op- en afbouwactiviteiten voor uw evenement. Wanneer u op de snelkoppeling klikt wordt u doorgeleid naar het formulier om een aanvraag in te dienen en uw kenteken te registreren.
https://www.oosterhout.nl/kentekenregistratie-ontheffing-rijden-in-de-binnenstad
De gemeente beoordeelt uw aanvraag op:
Afhankelijk van het evenement kan de gemeente advies opvragen bij verschillende partijen zoals brandweer en politie.
Bij een akkoord ontvangt u een brief met de vergunning, bij de vergunning kunnen bepaalde voorschriften of beperkingen gegeven worden voor het evenement. Neem deze goed door.
Ook kunnen er aan de verschillende vergunningen en ontheffingen kosten verbonden zijn. Deze kosten vindt u in de Legesverordening 2024.
Onder het evenement vallen niet alleen de showdagen van het evenement, maar ook de op- en afbouw. In deze periode is de organisator verantwoordelijk voor het evenemententerrein. De organisator levert het evenemententerrein en de direct aangrenzende wegen rondom het terrein in oorspronkelijke staat op.
Tijdens het evenement kan controle plaatsvinden door de toezichthouders. De organisator is verantwoordelijk voor de communicatie met de omgeving. Bij problemen tijdens het evenement kan de organisator de gemeente benaderen.
Voor alle evenementen gelden sinds 1 januari 2024 nieuwe regels voor het gebruik van plastic bekers en bakjes. Er mogen geen wegwerpbekers en -bakjes meer gebruikt worden, hergebruik is de nieuwe norm. Er wordt daarbij een onderscheid gemaakt tussen open en gesloten evenementen.
Bij gebruik van wegwerpbekers of -bakjes, moet de bezoeker een zichtbare toeslag betalen. De organisator kan ook serveren in herbruikbare materialen, die de bezoeker terugbrengt na gebruik.
Vanaf 1 januari 2024 is herbruikbaar de norm voor bekers en bakjes. Organisaties kunnen ook kiezen voor een systeem waarbij bekers en andere verpakkingen retour komen voor hoogwaardige recycling. Let op: hierbij gelden een meldingsplicht en strenge eisen voor recyclingpercentages. Dit wordt vastgelegd in de evenementenvergunning.
Organisatoren van evenementen zijn zelf verantwoordelijk voor het afvoeren van afval. Evenementenorganisatoren kunnen evenementencontainers lenen bij de gemeente Oosterhout. Die containers worden na het evenement leeg opgehaald. De inhoud moet er dus door de organisatie uitgehaald worden. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het schoonmaken van het evenemententerrein. Voor de jaarlijkse straatspeeldag en buurtbarbecues geldt een uitzondering: zij mogen per locatie twee containers lenen, die de gemeente inclusief afval ophaalt. De organisatie is wel zelf verantwoordelijk voor het netjes achter laten van de locatie.
Bij stadsbrede evenementen zorgt de gemeente Oosterhout voor het afvalvrij maken van de openbare ruimte. Onder stadsbrede evenementen vallen o.a. Koningsnacht en dag, (opening) Carnaval, de kermis, Sinterklaas, Oud en Nieuw en de ZLM-tour. De horecalocaties die meedoen aan stadsbrede evenementen zijn zelf verantwoordelijk voor het afvoeren van het overige evenementenafval zoals papier, karton, plastic bakjes en rietjes. De horecalocaties maken ook rondom hun etablissement de grond vrij van afval.
Bij evenementen die in de categorie B en C vallen wordt er altijd een evaluatie gepland met de veiligheidspartners. Categorie A wordt benaderd voor een evaluatie indien noodzakelijk. In de evaluatie wordt besproken hoe de veiligheid, het tegengaan van overlast en de duurzaamheid van het evenement in de toekomst verbeterd kan worden.
De fases van een evenement is een doorlopend proces. De fases worden telkens herhaald, ieder evenement begint weer bij Fase 1.
Kunt u wat extra geld gebruiken voor uw evenement? Misschien komt uw evenement in aanmerking voor een subsidie.
Kijk welke soorten subsidies er zijn op de pagina Soorten subsidies
Voor meer informatie en aanvragen van een subsidie, bekijk de pagina Subsidieportaal.
Bij een evenement en de organisatie daarvan zijn vaak vrijwilligers betrokken. Via Oosterhoutvoorelkaar kunt u vrijwilligers zoeken en werven. Hier vindt u ook allerlei ondersteunende informatie over de inzet van vrijwilligers. Meer informatie vindt u op de pagina vrijwilligerswerk.
