Op deze pagina vindt u alle informatie voor het organiseren van een evenement in onze gemeente.
Doorloop onderstaande fases en bekijk de belangrijkste bijbehorende documenten.
Loopt u vast? Stuur een e-mail naar a.klijsen@oosterhout.nl, maak een afspraak of bel Arjan Klijsen op 06- 5088 9664.

Accordion item is ingeklapt

Bekijk voordat u start met de organisatie van uw evenement de evenementenkalender.(PDF, 13 Kb). Daarop kunt u zien of er al een evenement plaatsvindt op de door u gekozen datum. Geeft dit concurrentie of zijn er kansen voor samenwerking?

De gemeente helpt u graag bij de aanvraag. We bespreken graag samen het evenement in een intakegesprek.

Accordion item is ingeklapt

Na het intakegesprek kunt u de vergunningsaanvraag indienen. Een goede voorbereiding voor de vergunningsaanvraag helpt daarbij. Open Evenementenbeleid Oosterhout en de evenementeninstructie (volgt z.s.m.) Vragen? Hiervoor kunt u a.klijsen@oosterhout.nl benaderen.

  • Zorg dat een aanvraag voor een evenementenvergunning uiterlijk 8 weken voor de datum waarop het evenement plaatsvindt ingediend wordt;
  • Zorg ervoor dat het online formulier volledig ingevuld wordt, inclusief alle bijlagen (inloggen met DigiD);
  • De aanvraag is pas volledig wanneer alle documenten volledig ingevuld bij de gemeente zijn.

Afhankelijk van het soort evenement bevat de aanvraag de volgende onderdelen:

  1. Plattegrond/situatieschets;
  2. Draaiboek en programma;
  3. Veiligheidsplan;
  4. Verkeersplan;
  5. Tentenboek, constructietekeningen en -gegevens;
  6. Brief/goedkeuring eigenaar grondgebruik als het evenement plaatsvindt op particuliere grond;
  7. Informatiebrief omgeving/betrekken omgeving;
  8. Akoestisch onderzoek;
  9. Aanvraag ontheffing Artikel 35 Alcoholwet;
  10. Aanvraag Loterij- en kansspelvergunning;
  11. Aanvraag materialen.

Pas wanneer alle documenten voor uw aanvraag compleet zijn gaat de aanvraag door naar de volgende fase: de beoordeling.  De leges voor de aanvraag evenementenvergunning bedragen € 40,00.

Voor kleine evenementen kan volstaan worden met een melding

Een klein evenement is bijvoorbeeld een straatfeest of buurtbarbecue.

Om met een melding evenement te kunnen volstaan moet uw evenement aan de volgende criteria voldoen:

  1. het aantal aanwezigen mag niet meer zijn dan 250 personen;
  2. het evenement moet tussen 07.00 en 24.00 uur plaatsvinden;
  3. er wordt alleen achtergrondmuziek ten gehore gebracht;
  4. het evenement mag niet plaatsvinden op de rijbaan, een parkeerplaats of op enkele andere wijze hinder opleveren voor het verkeer;
  5. er mogen slechts objecten geplaatst worden die niet groter zijn dan 20 m²; en,
  6. er dient minimaal vier weken voor het evenement door een contactpersoon een schriftelijke melding te zijn gedaan.

Mocht u onverhoopt niet aan één of meerdere van bovenstaande criteria kunnen voldoen, dan moet u alsnog een evenementenvergunning aanvragen.

Accordion item is ingeklapt

De gemeente beoordeelt uw aanvraag op:

  • De openbare orde, mogelijk (geluids)overlast, afval, het aantal bezoekers, openingstijden en alcoholgebruik;
  • De verkeersveiligheid van personen of goederen;
  • De zedelijkheid of gezondheid;
  • Het milieu.

Afhankelijk van het evenement kan de gemeente advies opvragen bij verschillende partijen zoals brandweer en politie.

Bij een akkoord ontvangt u een brief met de vergunning, bij de vergunning kunnen bepaalde voorschriften of beperkingen gegeven worden voor het evenement. Neem deze goed door.

Ook kunnen er aan de verschillende vergunningen en ontheffingen kosten verbonden zijn. Deze kosten vindt u in de Legesverordening 2022.

Accordion item is ingeklapt

Onder het evenement vallen niet alleen de showdagen van het evenement, maar ook de op- en afbouw. In deze periode is de organisator verantwoordelijk voor het evenemententerrein. De organisator levert het evenemententerrein en de direct aangrenzende wegen rondom het terrein in oorspronkelijke staat op.

Tijdens het evenement kan controle plaatsvinden door de toezichthouders. De organisator is verantwoordelijk voor de communicatie met de omgeving. Bij problemen tijdens het evenement kan de organisator de gemeente benaderen.

Accordion item is ingeklapt

Bij evenementen die in de categorie B en C vallen wordt er altijd een evaluatie gepland met de veiligheidspartners. Categorie A wordt benaderd voor een evaluatie indien noodzakelijk. In de evaluatie wordt besproken hoe de veiligheid, het tegengaan van overlast en de duurzaamheid van het evenement in de toekomst verbeterd kan worden.

De fases van een evenement is een doorlopend proces. De fases worden telkens herhaald, ieder evenement begint weer bij Fase 1.

Accordion item is ingeklapt

Kunt u wat extra geld gebruiken voor uw evenement? Misschien komt uw evenement in aanmerking voor een subsidie.

Kijk welke soorten subsidies er zijn op de pagina Soorten subsidies
Voor meer informatie en aanvragen van een subsidie, bekijk de pagina Subsidieportaal.

Accordion item is ingeklapt

Bij een evenement en de organisatie daarvan zijn vaak vrijwilligers betrokken. Via Oosterhoutvoorelkaar kunt u vrijwilligers zoeken en werven. Hier vindt u ook allerlei ondersteunende informatie over de inzet van vrijwilligers. Meer informatie vindt u op de pagina vrijwilligerswerk.